Partys auszurichten, gehört zu den Dingen, die uns so richtig Spaß machen! Liebe Menschen, gute Gespräche und gutes Essen, sind für meinen Mann und mich wie Musik – ein Vehikel für Freude.
Egal ob ihr bereits fleißig am Planen seid oder nach Inspirationen sucht, hier findet ihr unsere wertvollsten und praktischsten Tipps zur Partyplanung.
Solange ich denken kann, zählen Festtagsdekoration, Planung und Organisation zu meinen absoluten Leidenschaften. Ich denke, meine Begeisterung ist dem guten Geschmack meiner Mutter, einer großartigen Gastgeberin, geschuldet. An fast jedem Feiertag kamen früher liebe Menschen zu uns nach Hause, um zu essen, zu trinken, aber vor allem, um zu lachen und das Leben zu genießen. Als Kind war für mich jede Feier ein glitzerndes, funkelndes Event. Der Grundstein für meinen unbändigen Drang, aus verschiedensten Anlässen und Gegebenheiten ein optisches Highlight zu zaubern, war also früh gelegt. Vielleicht war es ein erlerntes Verhalten, vielleicht aber auch nur eine vererbte Eigenschaft, doch der Wunsch, eine Feier auszurichten und Menschen eine Freude zu machen, scheint bis heute tief in mir verankert zu sein.
Auch wenn sich mein „Partyleben“ im Laufe der Jahre minimiert hat, sprechen mein Mann und ich die gleiche Sprache, wenn es um private Feiern, familiäre Feste und Veranstaltungen geht.
PARTY JA, ABER WANN?
Bevor ihr euch dazu entscheidet, eine Feier auszurichten, sollten ihr einen Blick auf euren Kalender werfen. Wir entscheiden uns gerne für eine Woche, in der wir nur wenige andere Verpflichtungen haben. Was den Wochentag betrifft, wählen wir Datum und Uhrzeit, die am wenigsten hektisch sind.
Wenn ihr freitags bis 17:00 Uhr arbeitet, ist Freitag um 19:00 Uhr vielleicht nicht die beste Wahl, um eine Party zu veranstalten.
KALKULIERT EIN REALISTISCHES BUDGET
Für viele von uns wird es um die Feiertage herum budgettechnisch vielleicht eher eng, und bevor man sich versieht, können sich die Kosten für eine Feier wirklich summieren. So kann euer Budget mitunter auch bestimmen, welche Art von Party ihr veranstalten und wie viele Gäste ihr einladen könnt.
Wie aus einem unserer Blogbeiträgen bereits bekannt, macht es in jedem Fall Sinn sich zu überlegen, ob ihr euer Budget begrenzen wollt. Berücksichtigt dabei Dinge wie Dekoration, Papierwaren (falls ihr Einladungen „analog“ versenden wollt), Getränke und Speisen.
So viel zumindest zur Theorie: Mein Mann wird bestätigen, dass wenn es um Dekoration geht, ich selbst das Budget etwas aus den Augen verliere oder besser gesagt eine solches eher nicht kenne. Meine Expertise als Dekorationsfachfrau hat mir bei meinem, mit nie enden wollender Geduld beseelten Mann, den liebevollen (so fasse ich es zumindest auf) Spitznamen „Vorstandvorsitzende der Dekorationsmafia“ eingebracht, obwohl ich mich selbst hier eher zurückhaltend einschätze. Aber dazu ein anderes Mal mehr …
WELCHE FEIER SOLL ES SEIN?
Denkt immer erst daran, was für eine Party ihr planen wollt! Bei einer formelleren Veranstaltung werdet ihr als Location ein tendenziell eleganteres Ambiente wählen, als wenn es eine Party in lockerer Atmosphäre sein soll. Auch solltet ihr überlegen, wie ihr euch eure Feier konkret vorstellt. Vielleicht ist dunkel und elegant, mit flackerndem Kerzenlicht und Sektgläsern in der Hand ganz nach eurem Geschmack? Oder schwebt euch eher eine beschwingte und zwanglose Atmosphäre vor? Wollt ihr eine Sitzordnung, eventuell mit Tischkarten, festlegen oder mögt ihr es eher gemütlich, indem ihre überall kleine Sitzmöglichkeiten schafft? Vielleicht habt ihr euch auch ein bestimmtes Motto überlegt?
UNSERE TIPPS ZUR WAHL DER LOCATION
Die Entscheidung darüber, ob ihr in den eigenen vier Wänden feiert oder eure Party doch lieber auslagert, hängt in erste Linie von drei entscheidenden Faktoren ab: der Anzahl der Gäste, dem Wetter und wie gut die räumlichen Gegebenheiten sich mit euren Ideen und Wünschen vereinbaren lassen. Wenn ihr zum Beispiel eine elegante Dinnerparty veranstalten möchtet, sollten nur so viele Personen geladen sein, wie bequem an einem oder mehreren Tischen Platz finden. Denken wir beispielsweise an eine Hausparty, sind viele Gäste nicht nur keine Seltenheit, sondern häufig sogar erwünscht. Wenn alle Sitzmöglichkeiten belegt und die übrigen Gäste sich wischen Flur und Küche drängen, kann das nämlich durchaus seinen Charme haben.
Bei einer Cocktail- oder Grillparty wiederum, werden vermutlich nicht alle Gäste gleichzeitig sitzen. Bei einem Kindergeburtstag andererseits lagern Eltern die Party häufiger gerne in eine andere Location aus, um die Gefahr einer möglichen „Generalsanierung“ nach der Feier zu verhindern.
Und dann wäre da noch das Wetter. Wenn ihr euch entscheidet, eure Feier in den Außenbereich zu verlegen, solltet ihr euch unbedingt um eine Ausweichlocation bemühen, in einen Pavillon oder ein Zelt ausweichen können oder einen Regenschutz spannen.
Markisen aus Segeltuch eignen sich im Übrigen auch als Hitze- oder Windschutz besonders gut. Wer über große überdachte Terrasse verfügt, kann mit den richtigen Details, wie einer gemütlichen Loungegarnitur und wasserfesten Lichterketten oder Laternen, seinen Gästen schnell das nasse Wetter vergessen machen. Unabhängig von der Jahreszeit, müsst ihr immer mit kühleren Temperaturen rechnen. So könnt ihr etwa auf einer Garten-, Dachterrassen- oder Winter Wonderland Party mit Feuerschalen, Heizpilzen, Decken, Pölstern, stets für Gemütlichkeit sorgen und bei euren Gästen punkten.
Nur weil schlechtes Wetter angekündigt ist, muss es also nicht heißen, dass euer Outdoorevents abgesagt werden muss. Ganz im Gegenteil, eine Feier im Nass oder im Schnee kann etwas ganz Besonderes sein.
OHNE EINLADUNG KEINE GÄSTE
Wenn eine Feier ansteht, gilt es natürlich Gäste einzuladen. Heutzutage ist der Versand von Einladungen per Post in der Regel Hochzeiten vorbehalten, aber ich finde, dass eine schriftliche Einladung, wie zu einer Weihnachtsfeier, immer eine besondere Note hat. Wenn ihr euch also nicht für zeitsparende Varianten wie Emails & Co. entscheidet, sollten ihr euch Gedanken zu Design und Text-Layout machen und sicherstellen, dass diese, je nach Feier, 3 Wochen vor dem geplanten Event oder auch früher bei euren Gästen eintreffen. In der Regel also weit genug im Voraus, damit auch die Gäste planen und sich Zeit nehmen können.
Apropos Einladungen: Es macht Sinn eure Gäste um eine Zu- oder Absage zu bitten. Wenn ihr bis zu einem bestimmten Datum keine Rückmeldung bekommen habt, zögert nicht nachzufragen. Je eher und sicherer ihr die Zahl der Gäste abschätzen könnt, desto weniger Stress werdet ihr haben, wenn es um die Feinplanung eurer Feier geht.
GUTES ESSEN UND GETRÄNKETIPPS
Essen zählt zu einem unserer Lieblingsaspekte bei der Partyplanung.
Im Idealfall richtet sich die Auswahl der Gerichte am Partymotto und Anlass aus – so auch bei uns. So kommen beispielsweise bei einer sommerlichen Feier, die Leichtigkeit vermitteln soll, allzu mächtige Speisen nicht so gut an. Auch würde eine Grillparty ohne Grillgut für die Gäste wohl eher enttäuschend sein.
Ganz gleich ob ihr euch entscheidet Klassiker oder Fingerfood aufzuwarten oder ihr eure Gäste mit einem sogenannten „Special Food“ oder durchdachten Menü überraschen wollt, punkten könnt ihr, wenn ihr eure hungrigen Gäste gleich zu Beginn der Party mit Köstlichkeiten überrascht. Wer gerne länger feiert und das Foodie-Herz der Gäste höherschlagen lassen möchte, offeriert eine Kleinigkeit, wenn der Hunger nochmal zurückkommt. Wenig wunderlich, dass sich in den letzten Jahren Mitternachtssnacks nahezu zum Must-Have einer gelungenen Party entwickelt haben.
Für einen reibungslosen Ablauf gilt es ist einiges an Vorbereitungszeit zu leisten. Wir überlegen bei der Zusammenstellung zunächst immer, wie viele Gerichte wir realistischerweise zubereiten und warm oder kalt aufwarten können.
Neben dem Faktor Zeit, spielen auch hier immer Budget, persönliche Vorlieben, Küchenausstattung und die Anzahl der Gäste sowie daraus resultierende Kalkulation der Essensmengen eine Rolle.
Ebenso wichtig sind für ein gelungenes Fest neben kulinarischen Schmankerln die richtigen Getränke. Ob ihr zum Essen Klassiker wie Bier, Wein, Sekt offeriert oder ihr hausgemachte Limonaden, frische Säfte, Cocktails, eine Bowle oder eine Kombination aus allem kredenzt, ist in erster Linie Geschmackssache. Als Faustregel gilt aber: Je länger der Abend geht, desto durstiger die Gäste. Deshalb macht es Sinn einen guten Vorrat an Getränken anzulegen, den ihr sonst auch bei nächster Gelegenheit noch leeren könnt. ;-)
#PARTY TEAM
Wenn ihr euch Zeit und Aufwand sparen möchtet und es euer Budget zulässt, seid ihr mit einem Catering-Service vielleicht besser bedient. Die meisten Anbieter bereiten nicht nur die Speisen zu, sondern sorgen auch für den Auf- und Abbau und stellen das Geschirr für die Gäste zur Verfügung. Wer eine coole Alternative zu herkömmlichen Caterern sucht, könnte stattdessen einen Foodtruck organisieren. Vom Fast-Food Lover bis zum Gourmet können alle Geschmacksrichtungen befriedigt werden – eine Alternative, die bei Gästen jeden Alters gut ankommen wird.
Wer nicht alles selbst machen kann, aber mit kleinem Geld eine große Party veranstalten möchte, könnte ganz nach amerikanischem Vorbild die Gäste einbinden. „Potlucks“ sind eben nicht nur Kult, sondern gemütlich und eine schonende Alternative für den eigenen Geldbeutel. Nach amerikanischem Vorbild werden Gästen verschieden Aufgaben zugeteilt. Während einige Gäste zuständig sind Essen mitzubringen, kümmern sich andere um die Getränke. Auch könnt ihr jemanden bitten für Musik zu sorgen. Auch wenn es sich für manche Gastgeber vielleicht seltsam anmuten mag, könnt ihr euren Gästen die Frage rund um Mitbringsel vorwegnehmen, indem ihr kommuniziert, dass ihr euch beispielsweise über einen kulinarischen Beitrag freuen würdet. Denn auch wenn es keinen Geschenkezwang gibt, sind kleine Geschenke für die meisten Gäste nicht nur eine nette Geste, sondern Herzenssache. Manchen werdet ihr also möglicherweise sogar einen Gefallen tun, wenn sie sich nicht den Kopf darüber zerbrechen müssen, womit sie euch überraschen könnten.
Zugegebenermaßen haben mein Mann und ich bisher noch keine JeBriWaMi, also jeder bringt was mit, Party gegeben. Letztendlich bedeutet für uns ein gelungenes Beisammensein aber auch nicht nur unsere Gäste mit unseren Kochkünsten und leckeren Drinks zu überraschen, sondern Zeit mit lieben Menschen zu verbringen, um Momente und Erinnerungen zu schaffen, an die man gerne zurückdenkt. So kommt es unsere Meinung nach nicht unbedingt auf das Ereignis oder gar Perfektion an, sondern die Intention, Haus und Küche für andere zu öffnen. So lassen sich gerne und entspannt auch spontane Einladungen jederzeit realisieren.
NEHMT EUCH ETWAS ZEIT FÜR EUCH
Zu guter Letzt sollten ihr nicht vergessen, dass der Spaß bei der Partyplanung nicht zu kurz kommen sollte, auch wenn jedes Event natürlich immer mit ein wenig Aufwand verbunden ist. Wer strukturiert vorgeht und einem groben Zeitplan folgt, kann auch überpünktliche Gäste entspannt in Empfang nehmen. Wenn ich beispielsweise daran denke, wie ich mir ein entspanntes Ambiente vorstelle, dann schwebt mir bestimmt nicht vor, wie ich mir Last-Minute überlege, was ich anziehe. Eine kleine Modenschau kann ebenso Party-Vorfreude wecken, wie sich selbst entspannt noch einen Drink vorzubereiten bevor die ersten Gäste eintrudeln. Wir empfehlen euch also unbedingt im Vorfeld euch Zeit für euch reservieren, und zwar nur dafür.
Eine Party zu veranstalten ist definitiv eine Herausforderung, das steht außer Frage. Aber die Vorfreude, die gemeinsame Zeit mit Freunden und das Ergebnis sind es allemal wert.
WAS WÄRE EINE PARTY OHNE MUSIK?
Für uns steht außer Frage, dass eine Party ohne Musik schnell langweilig werden kann. Mit Musik kommt von Anfang an eine gute Stimmung auf. Das erleichtert insbesondere Gästen, die noch nicht in die Partygesellschaft integriert sind, sich zunächst guter Musik zuzuwenden, bis sie mit anderen ins Gespräch kommen. Zudem bietet gerade das Austauschen über Musik häufig Ansatzpunkt für Unterhaltungen. Halten wir also fest: Musik sorgt für gute Stimmung und Erfrischung! Mit Live-Musik könnt ihr eure Feier natürlich noch das Sahnehäubchen aufsetzen!
Wenn wir euch noch einen letzten Rat geben dürfen, dann ist es dieser: Denkt daran, dass es bei jeder Feier vor allem um die Menschen und die Zeit geht, die ihr miteinander verbringt. Nehmt euch auf jeden Fall auch Zeit für euch, dafür euch zu entschleunigen und die eigene Party zu genießen.